PENDAHULUAN
Sistem informasi sekarang ini sudah banyak berkembang dari dahulu yang segalanya telihat lebih tradisional, bagi dari segi penerapan, peralatan, dan pengertiannya. Bagamana tidak begitu, contoh mudahnya adalah penyampaian informasi, harus lewat surat menyurat, berkembang dan akhirnya dapat melalui saluran telepon kabel, dan berkembang lagi sekarang ini dapat menggunakan handphone, fax, email, dan berbagai kemudahan yang disediakan oleh teknologi, itu dari segi peralatan.
Dan apabila dari segi penerapan dahulu orang-orang mempunyai sistem yang cukup tertata, seperti apabila melalakukan pengarsipan dapat menggunakan filling cabinet, dan sekarang ini tetap masih seperti itu, akan tetapi sekarang dilengkapi dengan DBMS yang bila dikatakan apbila ada bukti yang penting da perlu sebagai suatu otentikasi maka data dapat ditaruh di filling cabinet, sedangkan apabila ada data & informasi yang tidak wajib memiliki suatu otentikasi dapat ditaruh dalam datebase yang sewaktu-waktu dapat dilihat / dipakai kembali tanpa memakan waktu yang lama, tetapi sekarang pun ada yang sama sekali tidak menggunakan filling cabinet atau semacamnya, hanya berupa database data & informasi, ini memang terlihat lebih ringkas daripada memakai filling cabinet dan semacamnya yang bisa memenuhi ruangan yang hanya digunakan untuk pengarsipan data & informasi.
Dan dari segi pengertiannya dapat kita ketahui banyak sekali bentuk pengertiannya dari berbagai ahli, tetapi secara umumnya adalah merupakan kegiatan atau aktifitas yang melibatkan serangkaian proses, berisi informasi-informasi yang digunakan untuk mencapai tujuan, pengertian itu tetap menjadi suatu acuan dari dahulu sampai sekarang akan tetapi sekarang di pengertian itu secara tidak langsung terselip kata “penggunaan teknologi”, maka dari itulahterlihat perkembangan sistem informasi dari dahulu sampai sekarang, sedangkan untuk pengertian analisis adalah mengelola, mengolah data yang ada disekitar dengan cara dimengerti, ditelaah, dan sampai akhirnya dapat ditarik sebuah kesimpulan yang berupa informasi.
BAHASAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Ada beberapa aspek yang dapat dilihat seperti :
1.Pengertian
Dari segi ini dapat mudah dimengerti bahwa dimana suatu perkantoran memiliki suatu sistem yang digunakan untuk mengatur kinerjanya sedimikan rupa agar efektif dan efisien dengan pencapaian secara maksimal yang dilakukan secara bersama dengan satu tujuan yang sama.
2. Pelaksanaan
Dalam pelaksaanannya tentu saja sesuai dengan tugas masing-masing dari tiap individu, yang sudah ditentukan oleh atasan. Seperti yang kita tahu adanya piramida management, top, middle, dan low management yang sistem penyampaian tugasnya dari atas kebawah, dan pelaporan tugas dari bawah keatas.
3. Manajemen
Dari segi ini tertuju kepada usaha untuk melihat apakah pemanfaatan sumber-sumber yang ada, sudah mencapai sasaran yang ditetapkan.
4. Tujuan
Dari segi ini bahwa diharuskan kepada setiap individu dapat memberikan daya guna yang sama rata agar kantor dapat tetap berjalanan sedemikian rupa, yang tidak menimbulkan ketimpangan, ataupun kesenjangan yang menimbulkan ketidak fokusan pada pekerjaan yang dapat mempengaruhi kinerja dan kelangsungan kantor.
Fungsi administrasi perkantoran
Dapat dilihat dari aspek sebelumnya adalah terlihat dengan sangat jelas bahwa fungsinya adalah memajukan perusaahan agar menjadi yang lebih baik, tapi apabila lebih mendalamnya adalah agar sistem yang ada didalamnya tetap berjalan dengan stabil, dan diharapkan dapat ditemukan sistem yang baru dengan “win-win solution” agar kedua belah pihak dapat merasakannya, dan terutama agar menjadi lebih efektif dan efisien dari sebelumnya dan terhadap individunya dapat berkembang dilingkungan tersebut.
Penerapan administrasi perkantoran
Dalam penerapannya ada sistem yang memiliki suatu siklus yang digunakan seperti, perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan yang semuai itu nantinya dijadikan suatu laporan, berikut sedikit penjelasannya :
1. Perencanaan
Disini Atasan membuat suatu skema kerja bagi semua pegawainya, tidak tekecuali akan tetapi hanya dalam suatu bentuk global, dengan perincian kepada masing – masing divisi, dan tiap divisi memiliki suatu kepala bagian yg meneruskan skema tersebut menjadi lebih rinci tapi sebelum diteruskan kepada bawahan, harus dipertanggung jawabkan dahulu keatasan, apakah sudah sesuai dengan yang dimaksud atasan, apabila sudah baru diterusj\kan kepada bawahan, seperti supervisor desemacamnya, dan sesuadah itu skema tersebut dipecah menjadi bagian – bagian kecil sesuai dengan tiap orang / individu yang bekerja agar dapat mengetahui tugas mereka.
2. Pengorganisasian
Melanjutkan dari yang direncanakan sebelumnya, dibuatlah kelompok-kelompok atau divisi untuk mengelompokkan jenis kerja dan didalamnya terdiri atas beberapa individu yang memimpin mereka untuk bekerja sesuai dengan tujuan dan pekerjaan mereka.
3. Pelaksanaan
Dilaksanakannya pekerjaan setelah pembagian tugas terhadap individu yang ada dengan diberikan tenggat waktu.
4. Pengawasan
Dilakukan tindak pengawasan oleh atasan untuk mengetahui bahwa pekerjaan susah sesuai dengan target, dan tidak melenceng, teteap menjadi suatu garis lurus.
5. Laporan
Dibuatlah laporan hasil kerja, disertai bukti kepada atasan sebagai laporan pekerjaan bahwa telah mengerjakan pekerjaan tersebut.
PENUTUP
Maka dari itu suatu kantor memerlukan suatu system, yang berguna sebagaii pedoman untuk para individu pekerja, yang secara tidak langsung menuntut dan menuntun para pekerja sesuai dengan keinginan kantor. Suatu system tentu saja memiliki suatu kelemahan tapi yang ditegaskan disini adalah bagaimana para individu bekerja sama untuk menutupi kekurangan system dan memperbaiki dan bahkan memperbaharui menjadi lebih baik daripada sitem sebelumnya.
Dalam penerapannya juga memliki langkah agar tidak menglami kekurangan atau bahkan kesalahan dalam pengerjaannya.
Kepentingan perusahaan menjadi kepentingan bersama dibarengi dengan dengan kepentingan para individu guna memenuhi kebutuhan hidup mereka, maka dari itu mereka harus bisa bekerja sama dengan baik agar mendpat hasil yang terbaik.
Henrylifegate's Weblog 